Ordre du jour
Vous pouvez télécharger le pdf ici…
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE 2024
Tenue le mardi 20 août 2023 dès 17h30
Club Nautique de Valleyfield
410, rue Victoria, Salaberry-de-Valleyfield
1. Vérification du quorum et ouverture de l’assemblée.
2. Nomination d’un président d’assemblée.
3. Nomination d’un secrétaire d’assemblée.
4. Adoption de l’ordre du jour.
5. Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale du 10 juin 2023.
6. Adoption des états financiers 2023-2025.
7. Nomination l’auditeur externe pour l’année financière 2024-2024.
8. Présentation du rapport d’activités 2023-2024.
9. Lecture et adoption des priorités 2024-2025.
10. Modifications aux règlements généraux,
11. Élections pour les sièges 2, 4, 6, et 8.
11.1 Nomination d’un président et d’un secrétaire d’élection.
11.2 Procédures d’élection.
11.3 Présentation des sièges à combler.
11.4 Ouverture de la période de mise en candidature.
11.5 Fermeture de la période de mise en candidature.
11.6 Présentation de chacune des candidatures.
11.7 Vote, s’il y a lieu, et annonce des élus.
12. Remerciements.
13. Levée de l’assemblée générale.
Procès-verbal
Vous pouvez télécharger le pdf ici…
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE 2023
Tenue le mardi 13 juin 2023 dès 17h30
Salle Cormier-Lepage
88, rue Alexandre, Salaberry-de-Valleyfield
Membres présents :
Michelle Bigras Odette Brousseau Francine Trudeau Michel Malette
Chantal Demers Nicole Thauvette Germain Laberge Diane Séguin
Hectorine Giasson Pierrette Daoust Jean-Paul Desloges Ginette Campbell
Louise Laplante Roxanne Roy Julie Lefort Josée Duplessis
Lucie Poirier
Équipe de la permanence :
Amélie Payment Catherine Mailloux Chantale Daigneault Élycia Deschâtelets
Diane Filiatrault Marc-André Bédard
- Vérification du quorum, mot de bienvenue et ouverture de l’assemblée
Tel que prévu aux règlements généraux, le quorum est de 50% plus un du nombre de membres en règles présents à l’ouverture de l’assemblée.
L’assemblée s’ouvre à 18h10.
Madame Nicole Thauvette souhaite la bienvenue aux membres présents. Elle fait la lecture de son mot inclus dans le rapport d’activités qui sera présenté à l’assemblée.
Citation : «La vie ce n’est pas du bonbon, par bonheur il y a Le Pont !»
- Nomination d’un(e) président(e) d’assemblée
Il est proposé par Diane Séguin de nommer Marc-André Bédard à titre de président d’assemblée. Appuyé par Louise Laplante
Marc-André Bédard accepte.
Adopté à l’unanimité
- Nomination d’un(e) secrétaire d’assemblée
Il est proposé par Hectorine Giasson de nommer Chantale Daigneault à titre de secrétaire d’assemblée. Appuyé par Josée Duplessis.
Chantale Daigneault accepte.
Adopté à l’unanimité
- Adoption de l’ordre du jour
L’ordre du jour ne peut pas être modifié. Il est proposé par Ginette Campbell. Appuyé par Roxanne Roy d’adopter l’ordre du jour tel quel.
Adopté à l’unanimité
- Adoption du procès-verbal de l’assemblée générale du 10 juin 2022
L’adoption du procès-verbal est proposée par Josée Duplessis et appuyée par Hectorine Giasson.
Adopté à l’unanimité
- Adoption des états financiers 2022- 2023
Le président d’assemblée présente le rapport financier préparé par la Firme Séguin et Haché.
Quelques précisions sont demandées concernant les fonds accumulés. Ces montants sont affectés à des postes budgétaires tels que :
- La réalisation de la planification stratégique
- Le transfert de connaissances
- Achat d’un module d’impression
- Installation téléphonique IP
- etc…
Il est proposé par Ginette Campbell, appuyé par Jean-Paul Desloges de les adopter tels que présentées.
Adopté à l’unanimité
- Nomination l’auditeur externe pour l’année financière 2023- 2024
Il est proposé par Diane Séguin de reconduire la Firme Séguin et Haché pour effectuer la vérification comptable et le bilan financier pour l’année 2023-2024, appuyé par Josée Duplessis.
Adopté à l’unanimité
- Présentation du rapport d’activités 2022- 2023
Marc-André Bédard présente le rapport d’activités.
Les faits saillants sont :
- Il y a beaucoup d’avancement de la mise en place des objectifs identifiés lors de la planification stratégique. Entre autres, le fruit de la réflexion concernant notre mission qui sera présentée plus tard au cours de l’assemblée.
- La mise en place des Pairs-Aidants Famille. Nos 8 PAFS sont actifs et très motivés à accompagner l’équipe dans l’accomplissement de la mission de l’organisme.
- Le projet Aider Sans Filtre prendra forme cette année avec la venue d’Amélie Payment. Rappelons qu’il s’agit de sensibilisation et de la promotion de la santé mentale auprès des jeunes de 14 à 29 ans.
- Augmentation du membership. Il y a eu au cours des années de pandémies une diminution. La reprise de nos activités en présentielles a suscité un nouvel intérêt.
- Le travail et l’assiduité des membres du conseil d’administration sont soulignés.
- Un point fort de l’année est le 35ième Anniversaire de l’organisme. Un beau travail de collaboration entre le CA et l’équipe de la permanence. L’évènement a été un fort succès et très apprécié des membres et clients. Une soixantaine de personnes ont entre autres assistées à la conférence offerte par Nathalie Choquette et Florence K.
- Les services d’interventions psychosociales sont à la hausse encore cette année. Toujours très apprécié de la clientèle, l’équipe de la permanence a accompagnée près de six cents personnes. Pour plus de 2000 interventions.
- L’un des objectifs de la planification stratégique était de remettre sur pied des groupes d’entraide. L’équipe de la permanence et les PAFS ont initiés les « soupers discussion ». Ce fût un grand succès réservé aux membres de l’organisme et limité à six participants. Ce sont 36 personnes qui en ont bénéficiées.
- La clientèle a pu cette année assister à de nombreuses formations offertes par l’équipe de la permanence et les PAFS. Certaines étaient en présentielles d’autres par visioconférences.
- Les infolettres ont permis cette année de maintenir le lien avec les membres et la clientèle. Elles sont vraiment très appréciées.
- L’organisme a participé tout au cours de l’année aux différentes tables de concertations ainsi qu’aux diverses activités de promotions et de sensibilisation.
Bravo à toute l’équipe.
- Lecture et adoption des priorités 2023- 2024
Il est proposé par le conseil d’administration de poursuivre les priorités fixées en 2022-2023.
C’est-à-dire :
- Poursuivre l’application de la planification stratégique.
- Poursuivre l’intégration des Pairs-Aidants Famille.
- Mettre sur pied le programme Aider Sans Filtre.
Appuyé par Roxanne Roy
Adopté à l’unanimité
- Modifications aux règlements généraux,
10.1 Modification de l’article 3. La mission
Offrir des mesures de soutien aux membres de l’entourage d’une personne atteinte de maladie mentale.
Accompagner et favoriser le rétablissement de l’entourage devant les défis occasionnés par un trouble de santé mentale d’un proche.
Il est proposé par Chantal Demers d’adopter la modification telle que présentée et appuyé par Hectorine Giasson
Adopté à l’unanimité
10.2 Modification de l’article Art. 4 BUTS
4.1 Apporter un support aux membres de l’entourage, développer des modes d’entraide et les amener à découvrir et à mieux utiliser leurs propres ressources ;
4.1 Offrir des mesures de soutien aux membres de l’entourage, développer des modes d’entraide et les amener à découvrir et à mieux utiliser leurs propres ressources.
Il est proposé de laisser sur table ce point par Diane Séguin et appuyé Louise Laplante.
Adopté à l’unanimité
- Élections pour les sièges 1, 3, 5, 6 7.
Nomination d’un(e) président(e) et d’un(e) secrétaire d’élection
Il est proposé par Germain Laberge de nommer Marc-André Bédard président d’élection.
Appuyé par Diane Séguin
Adopté à l’unanimité
Il est proposé par Nicole Thauvette de nommer Chantale Daigneault appuyé par Diane Séguin.
Adopté à l’unanimité
- Procédures
Le président d’élection procède l’explication des articles #19 et #20 de nos règlements généraux.
- Procédures
- Présentation des postes à combler
Les sièges impairs sont en élection. Le siège numéro 6 laissé vacant à l’assemblée 2022 peut-être aussi comblé par l’assemblée.
- Présentation des postes à combler
- Ouverture de la période de mise en candidature
Le président d’élection déclare la procédure ouverte
- Ouverture de la période de mise en candidature
Lucie Poirier propose Diane Séguin
Pierrette Daoust propose Hectorine Giasson
Diane Séguin propose Josée Duplessis
Nicole Thauvette propose Pierrette Daoust
Diane Séguin propose Louise Laplante
Pierrette Daoust propose Michelle Bigras
Lucie Poirier propose Odette Brousseau
- Fermeture de la période de mise en candidature
Le président clos la procédure.
- Fermeture de la période de mise en candidature
Odette Brousseau Refuse
Michelle Bigras Accepte
Louise Laplante Refuse
Pierrette Daoust Refuse
Josée Duplessis Accepte
Hectorine Giasson Accepte
Diane Séguin Accepte
- Présentation de chacune des candidatures
Les membres du conseil d’administration se rencontreront sous peu afin de déterminer les sièges et les rôles de chacun.
- Présentation de chacune des candidatures
- Vote, s’il y a lieu, et annonce des élus
Élues par acclamation Mesdames :
- Vote, s’il y a lieu, et annonce des élus
- Siège #1 – Michelle Bigras
- Siège #3 – Josée Duplessis
- Siège #5 – Diane Séguin
- Siège #7 – Hectorine Giasson
- Remerciements
Le président d’assemblée remercie chacun des membres pour leur présence. Il rappelle l’importance d’une assemblée générale annuelle.
- Levée de l’assemblée générale
Il est proposé par Josée Duplessis et l’appuyé par Roxanne Roy de lever l’assemblée générale annuelle à 19h58.
Adopté à l’unanimité
Règlements généraux tels que modifiés et adoptés en AGA le 20 août 2024.
1. GÉNÉRALITÉS
Art. 1 NOM
Le nom de la corporation est Pont du Suroît.
Art. 2 SIÈGE SOCIAL
Le siège social de la corporation est établi à l’endroit désigné par le conseil d’administration.
Art. 3 MISSION
Accompagner et favoriser le rétablissement de l’entourage devant les défis occasionnés par un trouble de santé mentale d’un proche.
Art. 3.1 Clientèle
Toute personne gravitant autour d’une personne atteinte de 18 ans à 64 ans sauf certains projets spéciaux.
Art. 3.2 Problématiques de santé mentale
Les problématiques visées sont :
- Schizophrénie
- Troubles bipolaires
- Trouble dépressif persistant
- Trouble obsessionnel-compulsif
- Trouble de personnalité-limite
Art. 3.3 Philosophie d’intervention et approches préconisées
L’organisme préconise une approche d’intervention basée sur les principes de l’approche psychoéducative qui met l’accent sur l’actualisation du potentiel, le développement des compétences, l’appropriation du pouvoir et le rétablissement tout en respectant le client et son rythme.
Art. 3.4 Territoire
L’organisme dessert le territoire du Suroît.
Art. 4 BUTS
Art. 4.1 Accompagner et favoriser le rétablissement de l’entourage développer des modes d’entraide et les amener à découvrir et à mieux utiliser leurs propres ressources ;
Art. 4.2 Favoriser la communication entre les membres de l’entourage et les ressources thérapeutiques ;
Art. 4.3 Faire connaître les ressources communautaires, aider à mieux les utiliser et, si nécessaire, en promouvoir la création de nouvelles ;
Art. 4.4 Participer et collaborer à des projets de recherche ;
Art. 4.5 Combattre l’ignorance et les préjugés dont est l’objet la maladie mentale ;
Art. 4.6 Promouvoir les intérêts et les droits des membres de l’entourage ;
Art. 4.7 Sensibiliser le public et les autorités aux problèmes causés par la maladie mentale, entre autres:
- en imprimant et en éditant des revues, journaux périodiques et, plus généralement toute publication pour fins d’information ou autres ;
- en organisant et en tenant des conférences, réunions, assemblées et expositions pour la promotion et le développement de l’aide aux membres de l’entourage des personnes atteintes de maladie mentale ;
Art. 4.8 Recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières, administrer tels dons, legs et contributions dans le but de promouvoir les objets de la corporation, organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables et solliciter des dons envers la corporation.
2. LES MEMBRES
Art. 5 ÉLIGIBILITÉ
Les signataires de la requête pour constitution en corporation et du mémoire des conventions sont membres de la corporation.
Art. 5.1 Membre
Peut devenir membre, après en avoir fait la demande écrite, et après avoir été acceptée par le conseil d’administration, toute personne majeure qui est un membre de l’entourage en autant qu’elle ne soit pas atteinte d’un trouble grave de santé mentale tel que ceux définis en 3.2.
Art. 5.2 Obligations
Tout membre doit transmettre et maintenir à jour ses coordonnées auprès de la Corporation, dont une adresse courriel ou postale à laquelle tous les avis destinés aux membres pourront lui être remis ou expédiés. Si aucune adresse valide n’apparaît aux registres de la corporation, aucun avis ne pourra lui être expédié. Tout membre doit avertir la Corporation par écrit dans les trente (30) jours de tout changement dans ses coordonnées.
Art. 6 DÉMISSION
Tout membre peut en tout temps donner sa démission par écrit adressée à une assemblée des administrateurs ou des membres. Toute démission vaut à compter de la réception de l’avis par l’assemblée des administrateurs ou des membres.
Art. 7 CARTES DE MEMBRES
Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membres.
Art. 8 COTISATION ANNUELLE
Le conseil d’administration, si nécessaire, fixe le montant de la cotisation annuelle, de même que l’époque, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.
3. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Art. 9 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
L’assemblée générale annuelle des membres se tient autant que possible en présentiel dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel.
L’exercice financier expire le 31 mars de chaque année. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le mode de l’assemblée.
Un avis de convocation est envoyé à tous les membres au moins dix (10) jours avant la réunion.
En cas d’urgence, la convocation peut se faire par téléphone ou par courriel.
L’avis de convocation de l’assemblée annuelle est accompagné du bilan, de l’état des résultats de l’exercice écoulé et d’un état des dettes et créances. (C.c.Q. art. 347)
L’assemblée des membres ne peut délibérer sur d’autres questions que celles figurant à l’ordre du jour à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n’y consentent. Cependant, lors de l’assemblée annuelle chacun peut soulever toutes questions d’intérêt pour la Corporation ou ses membres. (C.c.Q. art. 348)
Un membre peut se faire représenter à une assemblée s’il donne un mandat écrit à cet effet (C.c.Q. art. 350). Cependant, le représentant de ce membre, n’a pas droit de vote.
Art. 9.1 Les pouvoirs de l’assemblée générale
9.1.1 Élire un conseil d’administration ;
9.1.2 La destitution d’un ou de plusieurs administrateurs, tel que décrit à l’article 9.2 ;
9.1.3 Recevoir et prendre connaissance du bilan et des états financiers annuels vérifiés ou audités de la Corporation ;
9.1.4 Ratifier les règlements généraux ;
9.1.5 L’assemblée a accès à : liste des membres, procès-verbaux des assemblées générales annuelles et spéciales, bilan financier ainsi qu’aux rapports d’activités.
Art. 9.2 La destitution d’un ou de plusieurs administrateurs
Lors d’une assemblée générale annuelle ou spéciale convoquée par les membres selon les articles 11 et 15 des présents règlements généraux, les 2/3 des membres présents peuvent demander la destitution d’un ou de plusieurs administrateurs. L’ordre du jour de cette assemblée doit contenir le point traité. Il doit y avoir un temps accordé à l’administrateur ou les administrateurs pour entendre leur point de vue. En cas d’une assemblée spéciale, l’ordre du jour devra contenir le point traité.
L’assemblée générale annuelle des membres se tient autant que possible en présentiel dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel.
L’exercice financier expire le 31 mars de chaque année. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le mode de l’assemblée.
9.3 Avis de convocation
Un avis de la date, de l’heure et du lieu est donné, par tout moyen traditionnel ou technologique fiable, aux membres au moins trente (10) jours avant la date fixée. L’avis de convocation doit être accompagné de :
- l’ordre du jour,
- du procès-verbal de l’assemblée annuelle précédente
- des changements proposés aux règlements généraux ou à la charte, le cas échéant.
9.4 Omission de transmettre l’avis
L’omission involontaire de transmettre un avis de toute Assemblée à un membre ou le fait qu’un membre n’ait pas reçu tel avis n’invalide aucune résolution passée ou aucune des procédures faites à telle Assemblée.
9.5 Avis de convocation incomplet
L’omission involontaire dans l’ordre du jour joint à l’avis de convocation d’une assemblée annuelle de quelque affaire que la loi ou ces règlements requièrent de traiter à une telle Assemblée n’empêche pas l’Assemblée de transiger validement cette affaire.
L’assemblée des membres ne peut délibérer sur d’autres questions que celles figurant à l’ordre du jour à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n’y consentent. Cependant, lors de l’assemblée annuelle chacun peut soulever toutes questions d’intérêt pour la Corporation ou ses membres. (C.c.Q. art. 348)
Un membre peut se faire représenter à une assemblée s’il donne un mandat écrit à cet effet (C.c.Q. art. 350). Cependant, le représentant de ce membre, n’a pas droit de vote.
Art. 9.6 Les pouvoirs de l’assemblée générale
9.6.1 Élire un conseil d’administration ;
9.6.2 La destitution d’un ou de plusieurs administrateurs, tel que décrit à l’article 9.2 ;
9.6.3 Recevoir et prendre connaissance du bilan et des états financiers annuels vérifiés ou audités de la Corporation ;
9.6.4 Ratifier les règlements généraux ;
9.6.5 L’assemblée a accès à :
- liste des membres,
- procès-verbaux des assemblées générales annuelles et spéciales,
- bilan financier ainsi qu’aux rapports d’activités.
Art. 9.7 La destitution d’un ou de plusieurs administrateurs
Lors d’une assemblée générale annuelle ou spéciale convoquée par les membres selon les articles 11 et 15 des présents règlements généraux, les 2/3 des membres présents peuvent demander la destitution d’un ou de plusieurs administrateurs. L’ordre du jour de cette assemblée doit contenir le point traité. Il doit y avoir un temps accordé à l’administrateur ou les administrateurs pour entendre leur point de vue. En cas d’une assemblée spéciale, l’ordre du jour devra contenir le point traité.
Art. 10 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE
Le conseil d’administration ou dix (10) membres peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée générale spéciale au lieu, date et heure qu’ils fixent. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai de cinq (5) jours aux membres pour cette réunion. Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de dix membres, ou plus, doit produire une réquisition écrite, signée par ces dix membres ou plus. L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.
À défaut par les administrateurs d’agir dans un délai de 21 jours à compter de la réception de l’avis, tout membre signataire de l’avis peut convoquer l’assemblée.
La Corporation est tenue de rembourser aux membres les frais utiles qu’ils ont pris en charge pour tenir l’assemblée à moins que celle-ci n’en décide autrement. (C.c.Q. art. 352)
Art. 11 QUORUM
L’assemblée générale est constituée de tous les membres de l’organisme. Le quorum est constitué des membres présents à l’ouverture de l’assemblée et est toujours en vigueur tant que 50% plus un de ces membres demeurent présents à ladite assemblée.
Art. 12 VOTE
Seuls les membres en règle ont droit de vote. Le vote par procuration est prohibé. En cas d’égalité des voix le président du conseil d’administration de l’organisme peut se prévaloir d’un deuxième vote.
Art. 13 L’ORDRE DU JOUR (ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE)
Pour toute assemblée générale annuelle, l’ordre du jour doit contenir, au minimum, les items suivants :
a) L’acceptation des rapports et procès-verbaux de la dernière assemblée générale ;
b) Rapport des activités ;
c) Adoption des états financiers ;
d) Prévision des priorités et activités pour l’année à venir ;
e) L’approbation par l’assemblée générale des règlements (nouveaux ou modifiés), adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale ;
f) L’élection ou la réélection des membres du conseil d’administration.
Art. 14 L’ORDRE DU JOUR (ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE)
L’ordre du jour de toute assemblée générale spéciale doit se limiter aux points mentionnés dans l’avis de convocation.
4. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Art. 15 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Art. 15.1 NOMBRE D’ADMINISTRATEURS
Le conseil d’administration compte sept (7) membres.
Art. 15.2 LA DIRECTION GÉNÉRALE
À moins d’avis contraire, la direction doit assister aux séances du conseil. La direction n’a pas droit de vote.
Art. 16 CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ
Tout membre en règle a droit de vote.
Peut être élu au conseil d’administration tout membre en règle qui habite le territoire desservi par l’organisme et qui a utilisé ou qui utilise un ou des services offerts.
Nonobstant cette condition, un administrateur ayant déménagé hors du territoire durant son mandat pourra continuer à siéger jusqu’ à la fin de son mandat et poser sa candidature pour un nouveau mandat.
Toutefois, afin d’assurer la représentativité du plus grand nombre de familles possible, les membres de même famille ne sont pas éligibles.
Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés ; seules les dépenses effectuées pour la corporation sont remboursables dont les frais de kilométrage lorsqu’ils assistent aux réunions régulières et/ou spéciales du conseil d’administration.
Les salariés de la corporation ne peuvent en aucun temps être considérés comme des professionnels pouvant siéger au conseil.
Art. 17 DURÉE DES FONCTIONS
Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux (2) ans, mais ils peuvent être réélus à la fin de leur terme.
Art. 18 VACANCES
Il y a vacances au sein du conseil d’administration par suite :
1) de trois (3) absences non motivées consécutives ;
2) de la démission par écrit d’un membre du conseil ;
3) de maladie excédant 17 semaines ou de la mort d’un de ses membres ;
4) si, lors de l’assemblée générale, un ou des sièges ne sont pas comblés, le ou les sièges resteront vacants jusqu’à une prochaine assemblée générale ;
S’il se produit une vacance en cours d’année les autres membres du conseil d’administration peuvent nommer un autre ou d’autres administrateurs qu’ils choisiront parmi les membres en règle de la Corporation depuis au moins trois mois et qui a utilisé ou qui utilise un ou des services offerts pour combler cette vacance ou ces vacances pour le reste du terme.
Art. 19 ÉLECTION
Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée générale annuelle des membres de la Corporation.
Les années paires, les sièges pairs sont en élection et les années impaires les sièges impairs sont en élection. Les procès-verbaux des AGA sont la référence pour identifier les personnes qui occupent les sièges qui seront mis en élection.
Art. 20 PROCÉDURE D’ÉLECTION
À l’item prévu à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle, le président d’assemblée appelle les propositions pour la nomination d’un président et d’un secrétaire d’élection. Le président d’élection ne peut être candidat pour combler un siège et n’a pas droit de vote. Le secrétaire peut être candidat et a droit de vote.
Le président d’élection déclare la procédure d’élection ouverte et appelle les mises en nomination pour l’ensemble des sièges à combler.
Un seul proposant par mise en nomination est nécessaire et peut soumettre plus d’une personne mais cela dans des propositions distinctes. Chaque proposition de candidat doit être appuyée.
S’il y a le nombre égal ou moins de personnes qui acceptent d’être candidates que de sièges à combler, elles sont déclarées élues par acclamation.
Lorsqu’il n’y a plus de mise en nomination, le président d’élection déclare close la période des mises en nomination. Le président d’élection demande alors aux personnes proposées si elles acceptent d’être candidates aux sièges à combler et cela en commençant par la dernière personne proposée.
Les résultats numériques des élections ne sont proclamés publiquement que si tous les candidats l’acceptent.
Après l’élection, le président d’élection ordonne la destruction des bulletins de votes.
Art. 21 LES POUVOIRS ET LES DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS
Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de la corporation.
Les pouvoirs et l’autorité que le conseil d’administration peut exercer sont ceux reliés à l’administration des affaires courantes du Pont du Suroît selon les politiques et les orientations données par l’assemblée générale, c’est-à-dire:
21.1 Élire un exécutif : Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un président, un vice-président, un secrétaire et/ou un trésorier. À chaque année, tous les postes de l’exécutif sont redistribués
21.2 Les administrateurs sont considérés comme mandataires de la Corporation. Ils accomplissent tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’organisme conformément à la loi et aux règlements généraux et au code d’éthique, proposent de nouveaux règlements s’il y a lieu, et adoptent les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de la corporation.
21.3 Préciser les mandats de l’exécutif en fonction des mandats de l’assemblée générale.
21.4 Étudier les demandes d’adhésion et décider de leur admissibilité.
21.5 Être responsable de l’engagement et de l’évaluation du rendement de la direction générale.
21.6 Voir à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
21.7 Adopter le montant de la cotisation annuelle.
21.8 Déterminer le plan de travail de l’année et en assurer le suivi selon les grandes lignes votées en assemblée générale.
21.9 Combler les sièges vacants en cours d’année d’administrateurs au conseil d’administration.
21.10 Approuver toutes autres fonctions qui facilitent l’atteinte des buts fixés.
21.11 Voir à l’organisation des assemblées générales et spéciales et à la préparation des ordres du jour de ces assemblées.
21.12 Les membres du conseil d’administration agissent à titre de représentants de la Corporation.
22 ENGAGEMENT DE L’ADMINISTRATEUR
22.1 Chaque administrateur s’engage à être présent, attentif, appliqué ainsi qu’à lire les documents qui lui sont remis et questionner.
22.2 Chaque administrateur s’engage à suivre une formation sur le fonctionnement d’un conseil d’administration et sur les dossiers en cours.
22.3 Chaque administrateur s’engage à prendre connaissance des règlements généraux et à adhérer au code d’éthique et au code de déontologie de la Corporation.
23. CONFLIT D’INTÉRÊTS
Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de la Corporation. Il doit dénoncer sans délai à la Corporation tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur. Il doit également dénoncer officiellement au registre de la Corporation les conseils d’administration où il siège et ses liens de parenté immédiats, notamment avec des employés ou sous-traitants de la Corporation.
Art. 24 RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de la corporation.
Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peuvent, sur réquisition écrite au secrétaire, commander une assemblée du conseil pour telle date, telle heure, à tel endroit et établir un ordre du jour pour cette assemblée.
C’est le secrétaire qui s’assure que les convocations soient envoyées.
L’avis de convocation peut être écrit ou verbal ; sauf exception, il doit être donné deux jours avant la réunion. Toute convocation qui ne respecte pas les deux jours d’avis doit être suivie d’une renonciation écrite.
Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a assemblée officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.
Art. 25 QUORUM
Il y a quorum si la moitié plus un des sièges occupés sont présents.
5. LES OFFICIERS
Art. 26 LES POUVOIRS DE L’EXÉCUTIF
Le comité exécutif exerce les pouvoirs que le Conseil lui délègue en vertu des lois et des règlements de la Corporation.
Le comité exécutif se réunit aussi souvent que nécessitent les affaires de la Corporation ; l’avis de convocation est donné de la manière déterminée par le comité.
Le comité exécutif administre le budget de la Corporation.
Art. 27 LE PRESIDENT
Représentant officiel de la Corporation, le président peut présider les réunions des assemblées délibérantes, voit à l’exécution des décisions du Conseil et du comité exécutif, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge, de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le comité exécutif ou le Conseil.
Le président a droit de vote prépondérant. Il peut l’utiliser en cas d’égalité du vote, pour une résolution du conseil d’administration.
Il collabore à la rédaction de l’ordre du jour des réunions du Conseil en étroite collaboration avec le directeur général et si nécessaire avec le secrétaire.
Il est le partenaire privilégié du directeur général dans l’exécution de ses rôles, sans empiéter sur les rôles et fonctions de celui-ci, ni s’immiscer dans la gestion courante de la Corporation, la relation directe avec le personnel et les sous-contractants de la Corporation.
Art. 28 LE VICE-PRESIDENT
En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace. Il doit de plus exercer toutes autres fonctions ou charges qui lui sont ou peuvent lui être dévolues par les administrateurs.
Art. 29 LE SECRÉTAIRE
Il voit à la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil d’administration. Il a la responsabilité des archives, livre des procès-verbaux, registre des membres, registre des administrateurs, signe les documents avec le président pour les engagements de la corporation, rédige les rapports requis par diverses lois et autres documents ou lettres pour la corporation. Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d’administration.
Il collabore dans sa fonction avec le directeur général.
Art. 30 LE TRÉSORIER
Il s’assure de la mise à jour des livres comptables de l’organisme et signe les chèques avec le président ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration.
Il collabore dans sa fonction avec le directeur général.
31. LA DIRECTION GÉNÉRALE
31.1 La direction générale est le fondé de pouvoir du Conseil pour la gestion des affaires de la Corporation.
31.2 Le Conseil délègue la direction générale les mandats et l’autorité nécessaire à l’établissement des politiques d’intendance et aux décisions opérationnelles.
31.3 Le président assure, à titre de mandataire du Conseil, le lien hiérarchique entre le Conseil et la direction générale, même si celui-ci est redevable au Conseil qui l’engage et évalue son rendement.
31.4 Les rôles de la direction générale sont :
a) Soutenir le Conseil et son président dans leurs rôles.
b) Assumer la charge directe de la gestion et la direction de l’ensemble des opérations.
c) Assister sans droit de vote à toutes les réunions du Conseil.
d) Participer à tous les comités de gouvernance (sauf celui concernant son évaluation).
e) Présider, animer, coprésider ou coanimer les comités opérationnels selon ce qui aura été décidé pour le meilleur fonctionnement. Il peut déléguer cette responsabilité à un bénévole ou un membre de son équipe pour un ou plusieurs de ces comités.
f) Voir au bon fonctionnement de son équipe et à la réalisation des plans d’action selon les descriptions de tâches de toutes les ressources sous sa responsabilité, de son personnel, des bénévoles et la sienne.
g) Agir officiellement comme le porte-parole de la Corporation, mais lorsque nécessaire il peut le faire conjointement avec le président.
h) Représenter la Corporation auprès du public, de divers organismes, d’entreprises, des partenaires, des gouvernements et comités extérieurs afin d’en assurer le rayonnement.
i) Développer les affaires de la Corporation, assurer un lien constant avec les clients et les partenaires et acheminer au Conseil les éléments qui pourraient améliorer les relations de la Corporation avec eux.
j) Agir dans le respect des politiques établies par le Conseil.
k) Faire régulièrement rapport au Conseil en regard des rôles qui lui sont dévolus par les politiques de gouvernance.
6. LES FINANCES
Art. 32 L’EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier commence le 1er avril de chaque année et se termine le 31 mars suivant.
Art. 33 EFFETS BANCAIRES
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Corporation sont signés par au moins deux (2) des trois (3) personnes autorisées par résolution du Conseil.
Pour les transactions électroniques et/ou virements de fonds, un seul signataire sur trois peut effectuer les transactions. Le signataire de ces transactions pourra être la personne qui fait la comptabilité ou la personne à la direction ou la personne occupant le poste de trésorier.
Tout chèque payable à la corporation doit être déposé au compte de la Corporation.
Art. 34 LES AFFAIRES BANCAIRES
C’est le conseil d’administration qui détermine la ou les banques ou caisses populaires ou trusts où le trésorier, peut effectuer les dépôts.
7. LES MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS
Art. 35 Le Conseil peut, par résolution, établir, modifier, amender ou révoquer tout règlement ayant pour objet de réglementer les affaires de la Corporation. La décision est applicable jusqu’à la prochaine Assemblée des membres. Le Conseil doit soumettre aux membres, dès l’assemblée annuelle suivante des membres, tout règlement et toute modification ou révocation d’un règlement et les membres peuvent, par vote des deux tiers (2/3) des voix, approuver ou refuser ce règlement, cette modification ou cette révocation.
Art. 36 Tout projet de modification des règlements généraux doit faire partie de l’avis de convocation de l’assemblée générale où elles seront étudiées.
Art. 37 Tout membre en règle peut obtenir une copie des règlements généraux en vigueur en adressant une demande à cet effet au secrétaire de la corporation.
Art. 38 Tout membre en règle peut obtenir une copie du code d’éthique en vigueur en adressant une demande à cet effet au secrétaire de la corporation.
Mot de la présidente.
Chers membres, chers collaborateurs,
Une autre année s’achève avec un grand sentiment du devoir accompli.
Lorsque vous aurez lu notre rapport annuel des activités, vous constaterez à quel point le Pont du Suroit est essentiel pour l’entourage d’un proche devant les défis rencontrés.
Par ailleurs, au cours de l’année les membres du conseil d’administration, ainsi que l’équipe ont pris part à la révision des règlements généraux ainsi qu’à la politique des conditions de travail.
Je profite de l’occasion pour remercier chaleureusement les membres du conseil d’administration qui ont terminé leur mandat, dont Germain Laberge et Pierre Leduc. Leur contribution a été plus qu’essentielle au bon fonctionnement de l’organisme.
Je remercie également les pair-aidants pour leur dévouement auprès des familles, ainsi que l’équipe d’intervenants. Sans toutes ces personnes, nous ne pourrions arriver à atteindre nos objectifs.
En mon nom personnel, je m’en voudrais de laisser passer l’occasion de remercier les intervenants pour leur accompagnement.
Oui, dans mon cœur, le pire est arrivé… mais sans les outils, les trucs pour pratiquer le lâcher-prise et les suivis, mon rétablissement n’en serait que plus long et difficile.
Ces apprentissages me serviront à jamais et grâce au Pont du Suroit me voilà mieux outillée pour affronter les défis de la vie.
Diane Séguin, présidente